AI受付システムの解説記事です。AI受付の導入メリットや活用シーンを紹介。また、対話型AIアバター『うちのAI Avatar』がおすすめな理由を解説しています。AI受付について知りたい方は参考にしてください。
- 目次
AI受付とは
AI受付とは、人工知能（AI）を活用して、来訪者の対応や案内業務を自動化するシステムのことです。従来の内線電話やボタン操作による受付機とは異なり、利用者の発言に対して適切な回答を行える点が最大の特徴です。
AI受付の種類は、テキストによるチャット型や音声対話型、視覚的なキャラクターを用いたアバター型など多岐にわたります。またAI受付は、単なる取次ぎ業務の代行だけでなく、企業の顔としての接客品質を担保し、ブランディングに寄与する役割も担いつつあります。
AI活用ができていない受付業務の課題
多くの企業では、依然として有人受付によるアナログ運用が続いていますが、労働人口の減少や働き方の変化などの社会的要因により、限界が近づいてきています。AI活用が進んでいない現場が抱える、受付業務のおもな課題は以下のとおりです。
- 人手不足と採用・教育コストの負担
- 対応品質のばらつき・感情労働のストレス
- 業務効率の低さ・続くアナログ運用
人手不足と採用・教育コストの負担
従来の受付業務における最大の課題は、慢性的な人手不足です。少子高齢化により採用難易度は年々上昇しており、1人のスタッフを確保するにも多額の採用コストがかかるようになりました。
また、スタッフを確保できたとしても、ビジネスマナーや複雑な業務情報の習得といった教育コストが発生します。離職による入れ替わりがあるたび、再教育を行う必要性もあり、現場の工数負担は増大し続ける傾向にあります。
対応品質のばらつき・感情労働のストレス
有人による受付対応には、受付担当者のスキルや経験による品質のばらつきが避けられません。案内内容が統一されていないと、来訪者は混乱が生じたり、不満を抱いたりしてしまいます。
加えて、受付業務はクレームの対応や、カスタマーハラスメントのリスクに晒されやすい側面があります。このような感情労働による精神的なストレスは、スタッフの疲弊を招き、離職率の悪化につながるケースも少なくありません。
業務効率の低さ・続くアナログ運用
多くのオフィスでは、来客のたびに総務担当者が業務を中断し、内線電話で担当者に取り次ぐフローが現在も残っています。自身のコントロールできない要因によるコア業務の中断は、組織全体の生産性の低下を招きます。
また、手書きによる来訪者記録のようなアナログ運用が依然として残っているケースもあります。データ化の手間がかかるだけでなく、セキュリティ管理やDX（デジタルトランスフォーメーション）の観点からも改善すべき課題です。
AI受付の導入によるメリット
AI受付システムの導入は、従来の受付業務が抱える課題に対する合理的な解決策となります。AI受付は業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上やデータの活用といったメリットをもたらします。
- 24時間、つねに待たせない受付を実現
- 一定品質の案内と多言語対応による「おもてなし」の向上
- 来訪履歴を分析し、業務改善に活用
24時間、つねに待たせない受付を実現
AIは人間と異なり、休憩やシフト調整が不要であり、24時間常時の稼働が可能です。特に深夜・早朝の対応が求められるホテルのような24時間運営の施設において、その効果が顕著に現れます。
スタッフが手薄となる時間帯でも高品質な対応が行えるようになるため、来訪者を待たせることがなくなります。来訪者の待ち時間の解消は、顧客満足度の向上につながります。
一定品質の案内と多言語対応による「おもてなし」の向上
AIはプログラムに基づいた、一定かつ高品質な対応を行います。受付担当者の知識差や感情の起伏に左右されないため、いかなるときも安定したサービス品質を維持できます。
さらに、多言語対応も任せられます。インバウンド（訪日外国人旅行者）需要の増加に伴い、外国語対応の必要性が高まる中、AIであれば英語や中国語をはじめとする複数言語での案内が可能です。多言語を話せる専門のスタッフを常駐させることなく、スムーズな外国人対応を実現できます。
来訪履歴を分析し、業務改善に活用
AI受付を利用した際の対話データは、すべて記録・蓄積されます。完全な対話データの収集は、有人対応では取得が難しい定量的な資産となります。
よくされている質問や利用者がよくつまずくポイントの分析により、FAQの拡充や案内フローの見直しといった改善施策につなげられます。担当者の経験則によるものではなく、データに基づいた客観的な業務改善サイクルを構築しやすくなるのがAI受付の強みです。
AI受付に「対話型AIアバター」がおすすめな理由
一口にAI受付と言っても、さまざまな種類が存在します。数あるAI受付の中でも「対話型AIアバター」の導入がおすすめです。視覚的なインターフェースと音声対話機能の組み合わせにより、従来のシステムにはない利点を持っています。
- まるで「人がいるような安心感」を提供できる
- 自然な対話でヒアリングの精度が高い
- 企業のキャラクターや代表を受付にできる
まるで「人がいるような安心感」を提供できる
無機質な端末操作による受付に対し、抵抗感や冷たさを感じる利用者は少なくありません。しかし、画面上に「人の姿をしたリアルなアバター」が存在することで、心理的なハードルは大幅に下がります。
まるで人間のように、こちらを向いて話すアバターの存在は、対話相手としての安心感を利用者に与えます。サイネージなどで等身大表示をすればインパクトがあり、単なる受付機能にとどまらない、副次的な集客効果にも期待ができます。
自然な対話でヒアリングの精度が高い
階層メニューで利用者の目的を絞っていくタッチパネル式の受付では、利用者が目的の項目を見つけられずに離脱してしまうケースがあります。その点、対話型AIアバターは高精度の自然言語処理により、発言からその意図を正しく汲み取ることが可能です。
対人のコミュニケーションに近い感覚で話しかけられるため、AI側も文脈を正確に理解しやすくなります。高い回答精度は、利用者にとってストレスのないスムーズな案内をもたらします。
企業のキャラクターや代表を受付にできる
対話型AIアバターサービスの中には、アバターの外見を自由にカスタマイズできるものがあります。企業のマスコットキャラクターや、実在する社長・広報担当者などをモデルにアバターを作成できます。
| アバター化の対象 | 利用者に与える印象 |
|---|---|
| マスコットキャラクター | 親しみやすさの演出と認知拡大 |
| 社長・代表のアバター | トップが出迎える誠意の表現と話題作り |
自社の持つIPやブランドイメージを活用した、広告塔としての機能を兼ね備えられる点が、他の受付システムにはない特徴です。
対話型AIアバター『うちのAI Avatar』とは
対話型AIアバターの中でも、導入の容易さとコストパフォーマンスに優れているものが『うちのAI Avatar』です。専門知識不要で簡単に運用でき、企業の顔となるAI受付を構築できるサービスです。
- 専門知識は不要。現場で修正・運用できる設計思想
- 中小企業でも導入しやすい「SaaS型」の低コスト運用
- 自社の社長やマスコットがAI受付に
＼ 実際に『うちのAI Avatar』を使えます／
下の画像をクリックすると、「うちのAI」の情報を学習した『うちのAI Avatar』がご利用いただけます。ぜひお試しください！
専門知識は不要。現場で修正・運用できる設計思想
『うちのAI Avatar』は、エンジニアでなくとも簡単に運用できるように設計されています。運用に際して、複雑なプログラミングは一切不要です。
AIの学習は、WebサイトのURL入力やPDF資料のアップロードだけで行えます。管理画面から直感的に設定や再学習ができるため、案内内容の更新も現場レベルで即座に対応可能です。導入前後のサポートも無料で実施しております。
中小企業でも導入しやすい「SaaS型」の低コスト運用
通常、オリジナルの対話型AIアバターの開発には、数百万円から数千万円規模の投資が必要となり、中小企業にはハードルが高いのが実情でした。
対して、『うちのAI Avatar』はSaaS型を採用しており、圧倒的な低コスト（※）での導入を実現しています。初期投資を抑え、スモールスタートで効果検証を行いたい企業に適した料金体系です。
※費用は必要な要件で変動します。お見積りはお問い合わせより承っております。
自社の社長やマスコットがAI受付に
静止画データをご用意いただくだけで、弊社スタッフがオリジナルアバターを作成し、命を吹き込みます。
従来のように数百万円をかけてモデルを制作する必要はありません。企業の公式キャラクターや代表者の写真など、既存の2D素材をそのまま活用できるため、ブランドの世界観を崩すことなく、比較的低コストかつスピーディーな導入が可能です。
AI受付としての『うちのAI Avatar』活躍シーン
『うちのAI Avatar』はオフィスの受付以外にも、さまざまな受付・案内シーンでの活用が考えられます。
【オフィス受付】内線取次を自動化し、総務の負担をゼロに
最も一般的な用途として考えられるのが、オフィスの総合受付です。来訪者がアバターに訪問先を伝えると、AIが自動で担当者を呼び出します。
担当者のスマートフォンやチャットツールに連携すれば、総務担当者による電話取り次ぎは不要となります。取り次ぎ業務を完全になくすことで、社員はコアとなる業務に集中できる環境が整います。
【ホテル・旅館】館内設備や周辺の観光案内をサポート
24時間365日常時稼働可能である特性を活かし、宿泊施設のコンシェルジュとしての利用も可能です。「朝食の時間はいつ？」や「周辺の観光情報を教えて」のような、よくある質問に対して、AIが自動で回答します。
また、『うちのAI Avatar』はアプリが不要のブラウザベースで動作します。館内や客室にQRコードを設置しておけば、宿泊者のスマートフォン上で機能するため、客室や外出先からでも問い合わせが可能となり、利便性が向上します。
【自治体・観光案内所】ご当地キャラクターやマスコットをAIアバター化
自治体や観光案内所では、ご当地キャラクターのアバター化が効果的です。キャラクターが方言を交えた観光案内を行うことで、来訪者に親近感を与えます。
また、QRコードを通じて利用者のスマートフォン上に表示させれば、持ち運べる観光ガイドとしても機能します。地域周遊を促し、観光客の満足度の向上と地域の活性化に貢献する施策になるでしょう。
【展示会・イベント】多言語対応のAIコンシェルジュとして集客
展示会やイベント会場でも『うちのAI Avatar』は活躍の機会があります。デジタルサイネージ上のAIアバターが接客対応だけでなく、通行人の目を惹くアイキャッチとして機能し、ブースへの集客を促進します。
とくに海外来場者が多いイベントでは、多言語対応のAIコンシェルジュとして活躍するでしょう。言語の壁による機会損失を防ぎ、スムーズな案内によって出展効果を最大化する役割を果たします。
ほかにも様々な使い方ができる『うちのAI Avatar』
上記に挙げた使い方はあくまで一例であり、『うちのAI Avatar』は発想次第でさまざまな可能性を持つサービスです。
「こんな使い方がしたい」「こんな使い方はできる？」のようなアイデアベースで構いませんので、『うちのAI Avatar』に少しでもご興味がありましたら、ぜひお話しだけでも聞かせていただけると幸いです。
AI受付は「効率化」と「企業の顔」の両立へ
AI受付システムの導入は、単なる業務効率化やコスト削減にとどまりません。対話型AIアバター『うちのAI Avatar』の導入により、省人化とおもてなしの両立が可能になります。
また、自社のキャラクターや代表のアバター化は、競合他社との差別化およびブランド価値の向上にも寄与するでしょう。「業務の効率化」と「企業の顔としてのブランディング」を同時に実現する『うちのAI Avatar』の導入を、ぜひご検討ください。
